立卷归档制度
一,学校形成了各种门类,各种载体的档案资料按照《档案法》有关规定及时归档,集中管理,便于利用;
二,学校全部档案应视为一个整体,按规定编制本校统一立卷归档方案,形成全校档案资料立卷归档体系;
三,学校各处室兼管档案人员负责监督检查本处室应归档材料的收集和整理工作,确保学校档案材料,完整,准确,系统,并及时向档案室办理交接手续;
四,档案员负责全校综合性档案资料的归档工作,同时对各处室形成的业务档案立卷归档工作进行指导,监督和检查,保证学校档案资料的系统性和完整性;
五,档案员及各处室兼管档案人员在平时做好收集工作基础上,及时对档案进行整理,立卷,按年度或常年分类,组卷,登记编号,编制目录及建立相应检索工具;
六,每年暑假前,完成上一年度的资料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
一,归档文件在进行整理时,首先必须明确几种情况
下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:
①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在"归档文件目录"的备注栏中加以说明.
以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面.
3,文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度.
4,跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归后一年,等等.
5,几份文件作为一件时,"件"的日期
按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定"件"的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间.
6,无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类.
7,专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类.如:2002-2003学年的计划归入起始年;2002-2003学年的教学工作总结归入办结年.
8,临时机构(如"三讲办","普查办"等),存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档.
9,保管期限的划分
原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案盒实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,制定出本单位档案保管期限表.
,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的定为保管.它主要包括:
(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,机关领导人任免等文件材料.
(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本机关所作的决定,批复,报告和调查研究材料.
(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料.
长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:
(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等).
(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料.
(3) 下级机关报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料.
短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管.它主要包括:
(1) 本机关一般事务性的文件材料.
(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料.
(3) 下级机关报送的一般性的文件材料.
10,根据本单位的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:
(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起.
(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限.
(3) 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则.
(4) 本机关转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期.
文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。
按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：
（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；
（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行后的调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；
（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；
（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；
（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；
（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；
（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；
（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；
（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:
（1）对归档文件逐件装订固定；
（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；
（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；
（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；
（5）编制归档文件目录（样式附后）；
（6）将归档文件按连续件号顺序装入无酸纸档案盒
在用的档案盒一般都是使用无酸纸加工制作的，替换了传统的纸板盒及牛皮纸盒，无酸纸档案盒在保管存放上有着优势，它可以使档案文件长期保存也不会变质、褪色，可以起到防霉防虫的效果，所以可以对盒子里面的文件起到保护作用，使文件不易受到破坏，目前各地都在逐步使用该档案盒，常用的为680克制作的比较多，可以制成不同类型的档案盒，分别对不同的文件进行归档保管，使用效果较好。